Union indienne

Important Directions Regarding Official Language Policy

Section 1.

Under section 3(3) of the Official Languages Act 1963, Resolutions, General Orders, Rules, Notifications, Administrative & Other Reports, Press Communiques, Administrative and other reports and Official papers to be laid before a house or houses of Parliament, Contract, Agreements, Licenses, Permits, Tender Notices and Forms of tender should invariably be issued bilingually. For any violation the officer signing such documents will be held responsible.

Section 2.

The answers of question papers, except that of the compulsory paper of English, should also be allowed to be written in Hindi in recruitment examinations of subordinate services and such question papers should be made available both in Hindi and English. In interviews too, there should invariably be option to converse in Hindi.

The candidates should have the option to answer the question papers of all the in-service, departmental and promotion examinations (including all India level examinations) of all the ministries, departments of the Central Govt. and its attached and subordinate offices and of all corporations, undertakings, banks etc. owned or controlled by the Central Govt. in Hindi. The question papers should compulsorily be set in both the languages (Hindi and English). Wherever interview is to be held, the candidate should have the option to answer in Hindi.

Section 3.

Scientists etc. should be motivated and encouraged to read their research papers in the Official Language Hindi in all the scientific/technical seminars and discussions etc. Research papers should relate to the main subjects of the Ministry/Department and Office concerned .

Section 4.

Every type of training, whether of long-term or of short term, should generally be imparted through Hindi medium in ‘A’ and ‘B’ regions. For imparting training in ‘C’ region the training material should be got prepared both in Hindi and in English and made available to the trainees in Hindi or in English as per their requirements.

Section 5.

So long as the prescribed targets regarding Hindi typists and Hindi stenographers are not achieved in the Central Govt. offices, only Hindi typists and Hindi stenographers should be appointed.

Section 6.

International Treaties and Agreements should invariably be got prepared both in Hindi as well as in English. There should be authentic translations of Treaties and Agreements entered into in other countries and they should be kept on file for record.

Section 7.

Under rule 10 (4), of the Official Language Rules 1976, the following items of work should be done in Hindi in the branches of the scheduled banks-Demand drafts, payment orders to be issued on the application form filled by the customers in Hindi and on the application forms filled in English with the consent of the customers, all kinds of lists, returns, fixed deposit receipts, communications regarding cheque-book etc., Credit card, Debit card entries in daily ledger, muster, dispatch book, pass book, entries in log book, work relating to priority areas, security and customer services, opening of new accounts, writing of addresses on envelopes, work relating to travelling allowance, leave, provident fund, house building advance, documents related to medical facilities of the employees, agenda and minutes of the meetings.

Section 8.

Stationery items, name plates, notice boards, forms, procedural literature, rubber-stamps, invitation cards etc. of all the ministries/departments including Indian offices located abroad, should invariably be got prepared both in Hindi and English.

Section 9.

Non-Statutary procedural literature like rules, codes, manuals, standard forms etc. may be sent to the Central Translation Bureau for translation by the concerned Ministries, Offices, Departments etc.

Section 10.

Officers / employees associated with translation work & implementation of O.L.Policy may be nominated for compulsory Translation Training in the C.T.B. Such officials, whose services are likely to be utilized for such work by the office and having knowledge of Hindi/English both at degree level may also be nominated for translation training.

Section 11.

The officers of IAS and other all India services are imparted compulsory training in Hindi during their training in Lal Bahadur Shastri National Academy of Administration, Mussoorie, so that they could make use of it in official work. However, most of the officers do not use Hindi in their official work after joining the service. As such officials / employees working under them do not get the right message. Consequently, Hindi is not used in official work to the extent required. It is the Constitutional obligation of senior officials of Ministries / Departments / Offices / Undertakings to make increasing use of Hindi in their official work. This in turn will motivate the officials / employees working under them, thereby giving impetus to the compliance of the Official Language policy.

Section 12.

All the Ministries / Departments, etc. should widely promote and propagate the various incentive schemes in their respective attached and subordinate offices in order to accelerate the use of Hindi, so that maximum number of officials/employees are benefited by these schemes and Hindi is increasingly used in official work.

Section 13.

Information pertaining to quarterly progress reports should be made available to the Official Language Department in the prescribed Performa on E-Mail by the 15th of the month following the expiry of each quarter. Signed copy must be sent separately.

Section 14.

With a view to sensitizing the officials/employees about the Official Language Policy of the Govt., it is necessary that the review of progress made in the implementation of Official Language Hindi in Official work is not confined to the meetings of the Official Language Implementation Committees. In order to make its monitoring more efficient and effective, it is necessary to regularly discuss it in detail in every meeting convened by the administrative head of the Ministries/Departments/Offices and to include it as a standing item of the agenda.

Section 15.

The officers / employees handling Hindi work including training and workshops should also be provided good and sufficient space to sit in the office to facilitate them to discharge their duties properly.

Section 16.

Ministries / Departments / Offices, etc. should regularly nominate their employees to the different training programmes of the Department of Official Language and direct them to be present in the classes regularly, to take training with sincerity and sit in the examination. Any instance of discontinuing training or not writing the examination should be severely dealt with.

Section 17.

Translators should be provided with help literature, standard dictionaries (Hindi-English, English-Hindi) and other technical glossaries, so that they may use them in their translation work.

Section 18.

All the Ministries / Departments / Offices, etc. should make available the facility of computer for the use of "Leela Hindi Prabodh, Praveen and Prgya" software etc. for the benefit of the officers/employees nominated for training in Hindi.

Section 19.

All the Ministries / Departments / Offices, etc. should encourage original book writing in Hindi on subjects concerning their responsibilities and take necessary steps to enrich their departmental glossaries.

Section 20.

All the Ministries / Departments / Offices, etc. should direct all their training institutes to make provision of training in Rajbhasha Hindi at the same level as at the Lal Bahadur Shastri National Academy of Administration and generate necessary literature on their subjects so that after training the officers / employees should be able to do their work in Rajbhasha Hindi easily.

Section 21.

Ministries / Departments/ Offices, etc are bringing out Hindi magazines with a view to create an atmosphere for working in Hindi in their respective offices. Mainly articles related to the main functions of the office and the Official Language Hindi should be included in these magazines.

Section 22.

The meeting of the Town Official Language Implementation Committees be attended by the Administrative Heads or the member offices compulsorily.

Section 23.

Consolidated compliance report, regarding the Annual Programme 2009-10, may be sent to the Department of Official Language by all the Ministries/Deptts., in respect of all their attached/subordinate offices, latest by 31st may, 2010.

Shri Bir Singh Parsheera
Secretary to the Government of India
Department of Official Language
March, 2009
Ministry of Home Affairs.

Directives importantes relatives à la politique sur la langue officielle

Article 1^er

En vertu de l'article 3.3 de la Loi sur les langues officielles de 1963, les résolutions, ordonnances générales, règlements, avis, rapports administratifs et autres, communiqués de presse, rapports administratifs et autres documents officiels à être déposés devant une assemblée des Chambres du Parlement, contrats, conventions, autorisations, permis, avis et formulaires d'offres, doivent toujours être publiées en format bilingue. Pour toute infraction, le fonctionnaire ayant signé de tels documents sera tenu responsable.

Article 2

Les réponses à des questionnaires, sauf ceux obligatoirement en anglais, doivent être autorisées en hindi dans les examens de recrutement pour les services subalternes et ces documents doivent être disponibles en hindi et en anglais. Également dans les entrevues, il doit toujours être possible de répondre en hindi.

Les candidats doivent avoir la possibilité de répondre aux questionnaires à tous les examens pour des services, que ce soit pour les ministères ou pour les promotions (y compris les examens de niveau dans toute l'Inde) des ministères, des départements, du gouvernement central et de leurs bureaux annexes et subalternes, ainsi que pour toutes les sociétés, entreprises, banques, etc., détenues ou contrôlées par le gouvernement central en hindi. Les questionnaires doivent obligatoirement être présentés dans les deux langues (en hindi et en anglais). Partout où se déroule une entrevue, le candidat doit avoir la possibilité de répondre en hindi.

Article 3

Les scientifiques et autres doivent être motivés et encouragés à lire leurs documents de recherche dans la langue officielle hindi pour tous les colloques et délibérations scientifiques et techniques, etc. Les documents de recherche doivent porter sur les principaux sujets du ministère, département et bureau concerné.

Article 4

Chaque type de formation, que ce soit à long ou à court terme, doit généralement être dispensé au moyen de l'hindi dans les régions "A" et "B".  Pour dispenser une formation dans la région "C», le matériel pédagogique doit être préparé à la fois en hindi et en anglais, et rendu disponible aux stagiaires en hindi ou en anglais en fonction de leurs exigences.

Article 5

Tant que les objectifs prescrits concernant les dactylos et les sténographes en hindi ne sont pas atteints dans les bureaux du gouvernement central, seuls les dactylos et les sténos en hindi doivent être désignés.

Article 6

Les traités et accords internationaux doivent toujours être préparés à la fois en hindi ainsi qu'en anglais. Il doit y avoir des traductions authentifiées des traités et des accords conclus avec d'autres pays et celles-ci doivent être conservées à des fins d'archivage.

Article 7

En vertu de l'article 10.4 des Règlements sur les langues officielles de 1976, les points de travail suivants doivent être en hindi dans les succursales des banques pour les demandes de projet et prescriptions de paiement publiées sur un formulaire de demande rempli par les clients en hindi et les formulaires en anglais selon le consentement du client, toutes les sortes d'inventaires, de retours, de reçus de dépôt à terme, de communications concernant le chéquier, etc., les cartes de crédit, entrées de carte de débit dans le registre quotidien, feuilles d'appel, livrets d'expédition, titres de circulation, entrées dans le journal de bord, cahiers de route, activités concernant les secteurs prioritaires, la sécurité et services après-vente, l'ouverture de nouveaux comptes, l'écriture des adresses sur les enveloppes, les travaux concernant les indemnités de déplacement, les congés, les fonds de prévoyance, les avances des maisons en construction, les documents relié aux services médicaux des employés, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions.

Article 8

Les articles de papeterie, les plaques signalétiques, les panneaux d'affichage, les formulaires, les documents de procédure, les timbres en caoutchouc, les cartes d'invitation de tous les ministères et départements, y compris les bureaux indiens installés à l'étranger, etc., doivent toujours être préparés à la fois en hindi et en anglais.

Article 9

Les documents non statutaires de procédure comme des règlements, les codes, les manuels, les formulaires standard, etc., peuvent être envoyées au Bureau central de la traduction pour fins de traduction par les ministères concernés, les départements, les services, etc.

Article 10

Les fonctionnaires et employés associés au travail de traduction et à la mise en œuvre de la politique des langues officielles peuvent être désignés à une formation de traduction obligatoire au Bureau central de la traduction. Ces fonctionnaires, dont les services sont susceptibles d'être utilisés pour ces travaux par le bureau et possédant une connaissance à la fois de l'hindi et de l'anglais à un certain degré de niveau, peuvent aussi être désignés pour une formation en traduction.

Article 11

Les fonctionnaires de l'Indian Administrative Service (IAS) et des autres services de l'Inde doivent recevoir une formation obligatoire en hindi pendant leur formation à l'Académie nationale d'administration Lal Bahadur Shastri, Mussoorie, pour qu'ils puissent s'en servir dans leur fâche officielle. Cependant, la plupart des fonctionnaires n'emploient pas l'hindi dans leur tâche officielle après avoir joint le service. À ce titre, les fonctionnaires et employés travaillant à ce service ne reçoivent pas de message correct. Par conséquent, l'hindi n'est pas employé pour le travail officiel selon les exigences. C'est une obligation constitutionnelle de la part des hauts fonctionnaires des ministères, départements, bureaux et entreprises de faire un usage croissant de l'hindi dans leur tâche officielle. Ceci doit motiver à leur tour les fonctionnaires et les employés travaillant dans ce cadre en donnant ainsi un essor à la conformité de la politique sur la langue officielle.

Article 12

Tous les ministères, départements, etc., doivent largement promouvoir et diffuser les divers systèmes d'incitation dans leurs bureaux respectifs subalternes et annexés pour accélérer l'usage de l'hindi, de sorte qu'un nombre maximal de fonctionnaires et d'employés bénéficient de ces régime et que l'hindi soit de plus en plus employé dans leur travail officiel.

Article 13

Les informations relatives aux comptes rendus trimestriels doivent être rendues disponibles au Département sur la langue officielle dans le Performa prescrit sur le courrier électronique, le 15 du mois après l'expiration de chaque trimestre. La copie signée doit être envoyée séparément.

Article 14

En vue de sensibiliser les fonctionnaires et les employés sur la politique de la langue officielle du gouvernement, il est nécessaire que l'examen des progrès accomplis dans la mise en œuvre de l'hindi comme langue officielle dans leurs fonctions officielles ne soit pas limité aux réunions des comités de mise en œuvre de la langue officielle. Afin de rendre ses activités de contrôle plus efficaces et efficientes, il est nécessaire de discuter régulièrement en détail à chaque réunion convoquée par le chef administratif des ministères, départements et bureaux, et d'inclure le sujet comme point permanent de l'ordre du jour.

Article 15

Les fonctionnaires et employés œuvrant en hindi, y compris la formation et les ateliers de formation, doivent être pourvus d'espaces corrects et suffisants pour rester dans le bureau afin de leur faciliter la tâche à s'acquitter correctement de leurs obligations.

Article 16

Les ministères, départements, bureaux, etc., doivent régulièrement désigner leurs employés à différents programmes de formation du Département de la langue officielle et les diriger pour qu'ils soient présents régulièrement dans les classes, qu'ils acceptent leur formation avec sincérité et participent à l'examen. Tout incident destiné à suspendre la formation ou l'absence à l'examen doit être traité sévèrement.

Article 17

Les traducteurs doivent être pourvus d'une documentation d'aide, de dictionnaires standards (hindi-anglais et anglais-hindi) et d'autres glossaires techniques, pour qu'ils puissent les utiliser dans leurs travaux de traduction.

Article 18

Tous les ministères, départements, bureaux, etc., doivent mettre à la disposition des facilités d'ordinateurs pour l'utilisation du logiciel «Leela hindi Prabodh, Praveen and Prgya», pour l'avantage des fonctionnaires et des  employés désignés à la formation en hindi.

Article 19

Tous les ministères, départements, bureaux, etc., doivent encourager les livres originaux rédigés en hindi sur des sujets concernant leurs responsabilités et prendre les mesures nécessaires pour enrichir leurs lexiques administratifs.

Article 20

Tous les ministères, départements, bureaux, etc., doivent orienter leurs instituts de formation pour organiser les mesures d'entraînement en hindi de Rajbhasha au même niveau que l'Académie nationale d'administration Lal Bahadur Shastri, et produire la documentation nécessaire sur leurs sujets afin que, après leur formation, les fonctionnaires et employés soient en mesure de faire leur travail facilement en hindi de Rajbhasha.

Article 21

Tous les ministères, départements, bureaux, etc., doivent produire des magazines en hindi dans le but de créer une atmosphère de travail en hindi dans leurs bureaux respectifs. Les articles reliés principalement aux fonctions essentielles du bureau et la langue officielle hindi doivent apparaître dans ces magazines.

Article 22

L'assemblée des comités municipaux d'implantation de la langue officielle doit être appuyée par les directeurs administratifs ou obligatoirement par les membres des bureaux.

Article 23

Le rapport de conformité consolidé relatif au programme annuel 2009-2010 peut être envoyé au Département de la langue officielle par tous les ministères et départements à l'égard de leurs bureaux subordonnés et annexés au plus tard le 31 mai 2010.

Shri Bir Singh Parsheera,
Le secrétaire du gouvernement indien,
Département de la langue officielle,
Mars 2009,
Ministère des Affaires intérieures