Public Administration Circular: 18/2020

Name: Implementation of Official Language Policy

02. Categorization of public officers as per the levels of competency to be acquired by the officers and prescribed courses

2.1 The categorization of public officers in relation to the competency in official language to be acquired by the public officers and the duration of the courses to be completed in relation to each category are as follows :

2.2 All the above courses shall consist of both written and oral parts and a methodology for continuous assessments shall be applied throughout the course period.

2.3 An officer shall prove at least 80% or more attendance in the prescribed language courses in order to satisfy the requirement of the competency in the relevant language.

2.4 The appointing authorities shall take action to include courses as mentioned in 2.1 above in relation to each post as a part of the induction training of all posts for which such induction training is conducted at present.

03. Satisfying the requirement of the competency in the languages

3.1 All the officers who have been recruited to a new post under any stream i.e. open or limited or merit up to the effective date of this circular from 01.07.2007 and not satisfied the level of competency in other official language so far shall acquire the level of competency in other official language in addition to the official language, in which they entered the service, within a period of 03 years from the effective date of this circular as per paragraph 02 of the circular.

3.2 All the officers, who are recruited under any stream i.e. open or limited or merit from the effective date of this circular, shall acquire the level of competency in other official language prescribed for them within 03 years from the date of appointment.

The salary increment, which should be granted at the end of the prescribed period for satisfying the said qualification as per 3.1 above and this section given for the officers who do not satisfy the requirement of competency in language, shall be suspended until they satisfy the prescribed qualification.

No language course completed by an officer before joining the public service shall be made applicable for the requirement of completing the language courses mentioned in section 2.1 of this circular.

3.3 Following provisions shall be made applicable for acquiring the competency in mother language and other official language for the officers, who joined the service in English medium under open or limited or merit stream, from the effective date of this circular

a) The officers, who have joined the service in English medium shall be considered as exempted from the requirement of the competency in the mother language due to their passing Sinhala/Tamil language and Literature in G.C.E. (O/L) Examination before joining the service or passing Sinhala/Tamil language and Literature in G.C.E. (O/L) Examination or following a course at certificate level on Sinhala/ Tamil language conducted by the Department of Official Languages specifically designed for acquiring competency in Sinhala or Tamil, which is the mother language other than the medium of language, in which such officer joined the service, before completion of 03 years from the appointment date.

b) Further, all the provisions included in paragraph 02 of this circular shall be made applicable for the aforesaid officers for the purpose of satisfying the competency in other official language.

3.4 Officers, who have satisfied the competency in other official language as per the provisions of Public Administration Circular 01/2014 and other consecutive circulars as at the effective date of this circular, are not required to satisfy the competency in official language again as per the provisions of this circular. Such officers shall be treated as having completed the prescribed level of competency in official languages.

3.5 The officers who have joined the service under any stream i.e. open or limited or merit up to the effective date of this circular from 01.07.2007 and have not satisfied the competency in mother languages and other official language, shall take action within a period of 03 years from the effective date of this circular as per the provisions of sections 3.3 (a) and (b) of the circular in order to acquire the competency in mother language and other official languages.

3.6 When an officer, who has applied for the prescribed language course, has made a request to participate in such a course, the respective Head of the Institution shall approve leave for the officer. When granting approval for leave, the priority order of due date for satisfying the competency in official language by each officer shall be taken into consideration.

04. Responsibility of the Ministry in charge of the subject of Official Languages  

4.1 The responsibility for conducting training courses mentioned in Paragraph 02 above, which are prepared applicable to services/ posts, is entrusted to the Department of Official Languages and National Language Education and Training Institute under the supervision of the Ministry in charge of the subject of Official Languages and the responsibility of the formulation of course syllabus is entrusted to the Department of Official Languages.

4.2 Further, the introduction and provision of sole guidance of Sinhala/ Tamil spoken courses in relation to each service for facilitating the public service delivery considering to the duties of the public institutions shall be undertaken by the Ministry in charge of the subject of Official Languages.

4.3 In the meantime, formulation of guidelines for the identification of strategies and environment required to apply and promote the usage of language competencies by officers, who have the bilingual and trilingual capacity, shall be ensured by the Ministry in charge of the subject of Official Languages.

05. Introduction of annual evaluation test (National Language Qualification – NLQ) to promote the usage of other official language

5.1 An evaluation test for National Language Qualification (NLQ) to be conducted annually ensuring the proper usage of language skills of public officers should be introduced for the public service by the Department of Official Languages under the direction of the Ministry in charge of the subject of Official Languages and the initial measures in this regard shall be taken by the Secretary of the Ministry in charge of the subject of Public Services.

5.1.1 Relevant provisions shall be formulated in order to establish this evaluation test to be conducted island wide as a test recognized at the national level and applied to measure the level of competency in languages of officers representing all the sectors as well as other parties, who are interested in the improvement of competency in languages.

5.1.2 An incentive allowance shall be paid once and for all to the officers, who pass this NLQ test, based on the level of marks secured by them irrespective of the education qualifications prescribed for recruitment to public service or services or posts.

80 - up to 100 Marks - Rs. 25,000/-
65 - up to 79 Marks - Rs. 20,000/-
50 - up to 64 Marks - Rs. 15,000/-

In addition to the above, a non-pensionable additional salary increment shall also be granted.

However, in order to be qualified to receive this non-pensionable additional salary increment continuously, it is compulsory for officers to secure more than 50 marks after appearing for NLQ test once in every 05 years.

Whenever an officer secures a level of marks, which is higher than the marks secured at the previous sitting, such officer should be paid the difference between the previous allowance and the allowance applicable to the higher level of marks. The maximum allowance, which an officer can receive during his service is Rs. 25,000/-.

However, in case where an officer secures a level of marks, which is lower than the marks secured at the previous sitting, the allowance paid at the previous occasion shall not be recovered.

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Ministry of Public Services,
Provincial Councils and Local Government

Circulaire sur l'administration publique : 18/2020

Nom : Mise en œuvre de la politique sur les langues officielles

02. Classement des fonctionnaires selon les niveaux de compétence qu’ils doivent acquérir et les cours obligatoires

2.1 Le classement des fonctionnaires en fonction de la compétence dans une langue officielle à acquérir par ces derniers et la durée des cours à suivre par rapport à chaque catégorie est la suivante :

2.2 Tous les cours ci-dessus doivent comprendre des parties écrites et orales et une méthodologie d'évaluation continue doit être appliquée tout au long de la période de cours.

2.3 Un fonctionnaire doit prouver une présence d'au moins 80 % ou plus aux cours de langue prescrits afin de satisfaire à l'exigence de compétence dans la langue concernée.

2.4 Les autorités investies du pouvoir de nomination doivent prendre des mesures pour inclure les cours mentionnés à l'art. 2.1 ci-dessus pour chaque poste dans le cadre de la formation initiale de tous les postes pour lesquels une telle formation est actuellement offerte.

03. Obligation de l'exigence de compétence linguistique

3.1 Tous les fonctionnaires qui ont été recrutés à un nouveau poste dans le cadre d'une filière, c'est-à-dire ouverte ou limitée ou au mérite, jusqu'à la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire du 01.07.2007 et qui n'ont pas satisfait au niveau de la compétence dans une autre langue officielle jusqu'à présent doivent acquérir le niveau de compétence dans une autre langue officielle en plus de la langue officielle dans laquelle ils sont entrés en service, dans un délai de trois ans à compter de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, conformément au paragraphe 02 de la circulaire.

3.2 Tous les fonctionnaires recrutés dans le cadre d'un programme ouvert, limité ou fondé sur le mérite à compter de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire doivent acquérir le niveau de compétence dans une autre langue officielle qui leur est prescrit dans les trois ans suivant la date de leur affectation.

L'augmentation de salaire qui doit être accordée à la fin de la période prescrite pour satisfaire à ladite qualification, conformément à l'art. 3.1 ci-dessus et à la présente section pour les agents qui ne satisfont pas à l'exigence de compétence linguistique sera suspendue jusqu'à ce qu'ils se qualifient formellement.

Aucun cours de langue suivi par un fonctionnaire avant de rejoindre la fonction publique ne sera pris en compte pour l'exigence de suivre les cours de langue mentionnés à l'art. 2.1 de la présente circulaire.

3.3 Les dispositions suivantes seront applicables pour l'acquisition de la compétence en langue maternelle et dans une autre langue officielle pour les fonctionnaires qui ont rejoint le service en anglais dans le cadre d'une filière ouverte, limitée ou au mérite, à compter de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire.

a) Les fonctionnaires qui sont rattachés au service en anglais sont considérés comme exemptés de l’exigence de compétence dans la langue maternelle en raison de leur réussite à l’examen de langue et de littérature cinghalais/tamoul en GCE (O/L) avant d’entrer dans le service ou de la réussite de l’examen de langue et littérature cinghalais/tamoul en GCE (O/L) ou de la suite d’un cours de niveau certificat dans la langue cinghalaise/tamoule offert par le Département des langues officielles et spécialement conçu pour l’acquisition de compétences en cinghalais ou en tamoul, qui est une autre langue maternelle que la langue dans laquelle ce fonctionnaire est rattaché au service, avant l’expiration d’un délai de trois à compter de la date de nomination.

b) En outre, toutes les dispositions figurant au paragraphe 02 de la présente circulaire seront applicables aux fonctionnaires susmentionnés aux fins de répondre à la compétence dans une autre langue officielle.

3.4 Les fonctionnaires qui ont satisfait à la compétence dans une autre langue officielle, conformément aux dispositions de la circulaire de l'administration publique 01/2014 et d'autres circulaires consécutives à la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, ne sont pas tenus de satisfaire à nouveau à l'exigence de la langue officielle, conformément aux dispositions de la présente circulaire. Ces fonctionnaires seront considérés comme ayant atteint le niveau de compétence prescrit dans les langues officielles.

3.5 Les fonctionnaires qui sont rattachés au service dans le cadre d'une filière, c'est-à-dire ouverte, limitée ou au mérite, jusqu'à la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire du 01.07.2007 et qui n'ont pas satisfait aux compétences en langues maternelles et dans d'autres langues officielles, doivent prendre des mesures dans un délai de trois ans à compter de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, conformément aux dispositions des sections 3.3 (a) et (b) de la circulaire afin d'acquérir la compétence en langue maternelle et dans d'autres langues officielles.

3.6 Lorsqu'un fonctionnaire qui a postulé pour le cours de langue prescrit a fait une demande pour participer à un tel cours, le chef d'établissement concerné doit approuver le congé du fonctionnaire. Lors de l'approbation du congé, l'ordre de priorité de la date limite pour répondre aux exigences en langue officielle par chaque fonctionnaire doit être pris en considération.

04. Responsabilité du Ministère responsable du secteur des Langues officielles

4.1 La responsabilité de mener les cours de formation mentionnés au paragraphe 02 ci-dessus, qui sont préparés applicables aux services/postes, est confiée au Département des langues officielles et à l'Institut national de l'éducation et de la formation des langues sous la supervision du Ministère responsable du secteur des Langues officielles et la responsabilité de la formulation du programme des cours est confiée au Département des langues officielles.

4.2 En outre, l'introduction et la fourniture d'orientations exclusives de cours de cinghalais/tamoul parlés en relation avec chaque service pour faciliter la prestation de services publics compte tenu des devoirs des institutions publiques seront entreprises par le Ministère responsable du secteur des Langues officielles.

4.3 Dans l'intervalle, la formulation de lignes directrices pour l'identification des stratégies et de l'environnement requis pour appliquer et promouvoir l'usage des compétences linguistiques par les fonctionnaires qui ont acquis la formation bilingue et trilingue, sera assurée par le Ministère responsable du secteur des Langues officielles.

05. Introduction d'un examen d'évaluation annuel (National Language Qualification – NLQ) pour promouvoir l'usage d'autres langues officielles

5.1 Un examen d'évaluation pour la National Language Qualification (NLQ) à effectuer chaque année pour garantir l'utilisation appropriée des compétences linguistiques des fonctionnaires doit être introduit pour la fonction publique par le Département des langues officielles sous la direction du Ministère responsable du secteur des Langues officielles et les premières mesures à cet égard seront prises par le secrétaire du Ministère responsable des services publics.

5.1.1 Des dispositions pertinentes seront formulées afin d'établir cet examen d'évaluation à effectuer dans toute l'île comme un examen reconnu au niveau national et appliqué pour mesurer le niveau de compétence linguistique des fonctionnaires représentant tous les secteurs ainsi que d'autres parties intéressées par l'amélioration des compétences linguistiques.

5.1.2 Une prime d'encouragement sera versée une fois pour toutes aux fonctionnaires qui réussissent cet examen NLQ, en fonction du niveau des notes qu'ils ont obtenues, indépendamment des qualifications d'éducation prescrites pour le recrutement dans la fonction publique ou les services ou postes.

80 - jusqu’à 100 marks - roupies 25,000/-
65 - jusqu’à 79 marks - roupies 20,000/-
50 - jusqu’à 64 marks - roupies 15,000/-

En plus de ce qui précède, une augmentation supplémentaire de traitement non pensionné est accordée.

Toutefois, pour être admissible à recevoir en permanence cette augmentation de salaire supplémentaire non pensionné, les fonctionnaires doivent obtenir plus de 50 points après s'être présentés à l'examen NLQ une fois tous les cinq ans.

Chaque fois qu'un fonctionnaire obtient un niveau de notes supérieur à celui obtenu lors de la session précédente, il doit recevoir la différence entre l'indemnité précédente et l'indemnité applicable au niveau de notes supérieur. L'indemnité maximale qu'un fonctionnaire peut recevoir pendant son service est de 25 000 roupies.

Cependant, dans le cas où un fonctionnaire obtient un niveau de notes inférieur à celui obtenu lors de la session précédente, l'indemnité versée lors de la session précédente ne sera pas récupérée.

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Ministère des Services publics,
Conseils provinciaux et administrations locales