Public Administration Circular No. 03/2007

No : E/9/6/91(Ob)

Ministry of Public Administration and Home Affairs,

Independence Square,
Colombo 07.
09 February, 2007

To All Secretaries

Chief Secretaries of Provincial Councils and Heads of Departments

Payment of Incentive Allowances to Public officers who acquire proficiency in more than one Official Language.

01. Your attention is drawn to Public Administration Circular No 29/98 dated 30.12.1998. The Government has decided to grant incentives to enhance productivity in the Public Service through the proficiency acquired by Public Servants for the discharge of duties in both official languages and to minimize the problems relating to the use of official languages.

02. Incentive for the Official Languages

02.01 Proficiency in both languages should be acquired by an officer for him to be entitled for the incentive payment which will be paid on reaching the minimum standard of proficiency depending on the nature of duties in the relevant post.

02.02 However, the officers recruited to the posts indicated in the scheme of recruitment where it is a requirement of passing a specific examination in Sinhala and Tamil as an educational qualification will not be entitled to the incentive payment.

03. Qualifications required to be entitled to the incentive payment

03.01 The Public officers will be grouped into three categories according to the standard of language proficiency acquired in order to receive the incentive payment. Several services identified for incentive payments have been mentioned in Annexure No. 01.

04. Other Conditions

04.01 Syllabi for language training for each category will be prepared by the Department of Official Languages Language. Training Courses may be conducted by the Department of Official Languages or other Government/ Non-Governmental/ Private institutions. The officers in the first category should pass the G.C.E (O/L) examination or special competency examination conducted by the Department of Official Languages. The officers in the second and third categories should pass respectively the test
for the language course at secondary competence level and the test at preliminary competence level.

04.02 Cost of the training received from a Government institution will be incurred by the Government and the officers should enter into an agreement with the Government for this purpose. Cost incurred by the Government will be recovered from the officers who do not obtain specific certificate of competence. Charges or part thereof paid by the officers who receive language training from private institutions and pass general tests will be reimbursed and the amount reimbursed will be decided in future.

04.03 This additional increment will be further paid on a recommendation issued after holding a test by the Department of Official Languages regarding the language proficiency of the officers once in 05 years.

04.04 If an officer is already drawing any allowance for the proficiency in official languages under P.A.Circular No 29/98, payment of allowance under P.A.C 29/98 should be discontinued in the instances where allowance is granted for the official languages under this Circular and lump sum payment already made under the provisions in that circular should be deducted from the lump sum payable which is paid only once in terms of the provisions of this Circular.

04.05 The officers who have been recruited to the public service through English medium may obtain allowances only for one of the official languages under this new scheme if they acquire proficiency in both official languages.

04.06 If an officer is required to acquire language proficiency of a category higher than the category to which he belongs depending on the responsibilities assigned to him, present payment of allowance for official language should be suspended until he acquires relevant official language proficiency.

Incentives should be paid in terms of the provisions in this Circular from the date language proficiency is acquired for the category relating to the new post. Payment of lump sum already made as amount should be deducted from the lump sum payable under this Circular.

04.07 Provisions for the payment of allowances for the official languages under P.A.Circular No 29/98 will be cancelled from the effective date of this circular without any prejudice to the officers who are already drawing allowance for the official languages in terms of the provision in that circular.

04.08 Incentives for English as link language should be further paid in terms of the provisions in P.A. Circular No 29/98.

04.09 Provisions in this circular issued with the concurrence of the treasury will take effect from 01.02.2007.

04.10 Categorization of officers under each category or further clarification regarding this circular if any, should be referred to the Director General of Establishments.

Sgd/D.Dissanayake
Secretary
Ministry of Public Administration and Home Affairs.

Circulaire administrative générale no 03/2007

No E/9/6/91 (Ob)

Ministère de l'Administration publique et des Affaires intérieures

Place de l'Indépendance,
Colombo 07
Le 9 février 2007

À tous les secrétaires,

Les secrétaires en chef des Conseils provinciaux et les chefs de départements,

Paiement des indemnités incitatives aux fonctionnaires qui acquièrent la maîtrise de plus d'une langue officielle.

01. Il est porté à votre attention la circulaire administrative publique no 29/98 datée du 30 décembre 1998. Le gouvernement a alors décidé d'accorder des primes afin d'augmenter la productivité dans le Service public par les connaissances acquises chez les fonctionnaires pour l'exercice de leurs obligations dans les deux langues officielles et de réduire au minimum les problèmes relatifs à l'usage des langues officielles.

02. Prime pour les langues officielles

02.01 La maîtrise des deux langues doit être acquise par un fonctionnaire pour avoir droit à une indemnité incitative qui sera versée en fonction de l'atteinte du degré minimal de maîtrise, selon la nature de ses obligations dans le poste concerné.

02.02 Toutefois, les fonctionnaires recrutés pour les postes visés dans le régime de recrutement où la réussite exigée d'un examen spécifique en cinghalais et en tamoul constitue qualification scolaire n'auront pas droit à la prime d'incitation.

03. Qualifications exigées pour avoir droit à la prime d'incitation

03.01 Les fonctionnaires sont classés en trois catégories, selon le degré de maîtrise linguistique acquis pour recevoir la prime d'incitation. Plusieurs services identifiés pour ces primes sont mentionnés à l'annexe no 01.

04. Autres conditions

04.01 Les plans de cours de formation linguistique pour chaque catégorie sont préparés par le Département des langues officielles. Les cours de formation linguistique peuvent être élaborés par le Département des langues officielles ou par d'autres établissements gouvernementaux ou non-gouvernementaux privés. Les fonctionnaires de la première catégorie doivent passer l'examen de G.C.E (O/L) [General Certificate of Education] ou l'examen de maîtrise spécial préparé par le Département des langues officielles. Les fonctionnaires des deuxième et troisième catégories doivent passer respectivement le test pour le cours de langue à de compétence de niveau secondaire et celui de compétence de niveau de compétence préparatoire.

04.02 Les frais de la formation reçue par un établissement public sont assumés par le gouvernement et les fonctionnaires doivent conclure un accord avec le gouvernement à cette fin. Les frais encourus par le gouvernement sont payés par les fonctionnaires qui n'obtiennent pas le certificat spécifique de maîtrise linguistique. Les frais ou une partie de ceux-ci payés par les fonctionnaires qui reçoivent leur formation linguistique dans un établissements privé et réussissent les tests généraux sont remboursés et le montant du remboursement est décidée ultérieurement.

0 4.03 Cette somme additionnelle sera payée plus tard sur recommandation émise après la tenue d'un test par le Département des langues officielles relativement à la maîtrise linguistique des fonctionnaires, après cinq ans.

04.04 Si un fonctionnaire reçoit déjà une indemnité pour la maîtrise dans les langues officielles en vertu de la circulaire P. A. no 29/98, le paiement de l'allocation en vertu de la circulaire 29/98 doit être interrompu dans le cas où l'indemnité est accordée pour les langues officielles en vertu de la présente circulaire et le paiement d'une somme forfaitaire déjà faite en vertu des dispositions dans la présente circulaire doit être déduit de la somme forfaitaire payable seulement en une seule fois selon les termes des dispositions de la présente circulaire.

04.05 Les fonctionnaires qui ont été recrutés dans la fonction publique par l'intermédiaire de l'anglais peuvent obtenir des indemnités seulement pour l'une des langues officielles en vertu de ce nouveau régime, s'ils acquièrent la maîtrise linguistique dans les deux langues officielles.

04.06 Si la maîtrise linguistique d'une catégorie supérieure à celle correspondant aux responsabilités qui lui sont confiées est exigée, le paiement actuel de l'indemnité pour la langue officielle doit être suspendu jusqu'à ce qu'il acquière la maîtrise de langue officielle appropriée.

Les primes doivent être payées selon les termes des dispositions dans la présente circulaire à partir de la date qu'est acquise la maîtrise linguistique pour la catégorie relative au nouveau poste. Le paiement de somme forfaitaire déjà faite du montant doit être déduit de la somme forfaitaire payable en vertu de la présente circulaire.

04.07 Les dispositions concernant le paiement des indemnités pour les langues officielles en vertu de la circulaire P.A. no 29/98 sont annulées à partir de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire sans préjudice des fonctionnaires qui reçoivent déjà une indemnité pour les langues officielles selon les termes de la disposition de la présente circulaire.

04.08 Les primes pour l'anglais comme langue véhiculaire doivent être payées plus tard selon les termes des dispositions prévues dans la circulaire de l'Administration publique no 29/98.

04.09 Les dispositions de la présente circulaire émises avec l'accord de la trésorerie entrent en vigueur le 1er février 2007.

04.10 Le classement des fonctionnaires dans chaque catégorie ou nouvelle classification relativement à la présente circulaire doit être renvoyé au directeur général des établissements.

Sgd/D.Dissanayake,
Secrétaire,
Ministère de l'Administration publique et des Affaires intérieures.